Zajistěte používání aktuálních šablon

Šablony dokumentů

Jak Vám Fusio pomůže se správou šablon?

Potřebujete prosadit používání aktuálních šablon? Používají se u Vás ve firmě často staré verze dokumentů, jakými jsou například předlohy smluv, obchodních nabídek, specifikací, formulářů či hlavičkového papíru? Ukládáte šablony na sdílený disk a Vaši pracovníci volí často „cestu menšího odporu“, kdy namísto „proklikávání se“ k aktuální šabloně použijí tu, kterou si uložili lokálně, když s ní pracovali naposledy? Informujete uživatele pracně ručním rozesíláním e-mailů a někdy na někoho i zapomenete? Nebo pro jistotu rozesíláte e-maily vždy všem a příjemci zprávu někdy ignorují, protože vědí, že se jich často vůbec netýká? Fusio Vám pomůže.

Ve Fusio jsou šablony pro uživatele snadno dostupné, včetně pohodlného vyhledávání. Je zde snadné nastavit přidělení šablony konkrétním lidem, nejlépe dle jejich rolí. A o aktualizaci šablony informovat uživatele automaticky – a jen ty, kterých se to týká.

Ve Fusio si můžete snadno přizpůsobit obsah evidence. Většina firem se nejspíš rozhodne evidovat údaje, jako jsou název šablony, její správce, vymezení platnosti, verze a podobně. Z vašich individuálních potřeb však mohou vyplývat další evidované údaje, jako četnost revize šablony, kategorie, přidělení zaměstnancům a podobně. Fusio si tak přizpůsobíte přesně Vašim potřebám.

Setkali jste se s tím, že šablona dokumentu byla zastaralá a nikdo se včas nepostaral o její aktualizaci? Když se mění adresa, logo nebo telefonní číslo, napadne každého, že je třeba projít všechny šablony a aktualizovat je. Co ale třeba seznam referenčních zákazníků v šabloně nabídky? Vzpomene si někdo pravidelně, že by bylo vhodné zařadit nové, zajímavé klienty, jejichž přítomnost v referencích zvyšuje Vaši prestiž?
S Fusio máte po starostech. K šabloně přiřadíte správce a nastavíte četnost pravidelné revize – podle potřeby třeba na půl roku nebo na rok. Fusio správce včas upozorní na nutnost revize a po prověření či aktualizaci mu umožní prodloužit platnost šablony.

Díky reportingu mohou být uživatelům zasílány informace o každé změně jednotlivě nebo formou souhrnného reportu třeba jednou týdně, pokud se něco změnilo. Správci šablon mohou dostávat upozornění na potřebu provedení revize. Při nevyřízení revize včas může být také upozorněn nadřízený. Je to na Vás.

Chci se zeptat...

Inspirace Fusio: Ukázka evidence šablon dokumentů

Výhody evidence šablon ve Fusio:

  • upozornění na potřebu aktualizace (reportingnotifikace)
  • distribuce aktuálních šablon uživatelům
  • dohled na používáním aktuálních verzí dokumentů
  • reporting a notifikace (upozornění na nově přidané dokumenty, na šablony po termínu revize apod.)
  • přehledné seznamy (zavedení pořádku do dokumentů)
  • filtrování a vyhledávání dle kategorií (typ, správce, datum dokumentu)
  • snadný přístup k dokumentům
  • přístupová oprávnění (data v bezpečí)
  • konec ztrátám dokumentů
  • provázání s návaznými evidencemi (s konkrétními Projekty, Zakázkami, Pracovníky apod.)
  • historie změn
  • snadná definice údajů, které je třeba evidovat (přesně podle Vašich potřeb)
  • snadné úpravy a rozšíření systému v budoucnu (intuitivní systémový editor)

Chci to vidět!

Výhody systému Fusio:

Sami si navrhnete systém, jaký potřebujete

Nástroje Fusio Vám umožní postavit si informační systém, který pomůže s vedením agend a chodem procesů právě ve Vaší organizaci. Ať už potřebujete vybavit „administrativní budovu či továrnu“, Fusio Vám to umožní. Na míru si navrhnete agendy, workflow i reporting. Inspirovat se můžete již zrealizovanými řešeními. Pomůžeme Vám.

Sjednotíte a provážete více agend v jednotném systému

Do Fusio můžete převést všechny potřebné agendy, které doposud evidujete v papírové formě či v MS Excel a využít jejich vzájemného provázání. Budete moci například snadno sdílet informace s kolegy, spolupracovat na projektech i procesech, využívat automatizaci a workflow, spravovat si vlastní úkoly i zadávat úkoly kolegům, přenechat dohled nad termíny systému Fusio a nechat si zasílat automatické reporty a notifikace, mít po ruce aktuální data a podklady na porady i zajistit bezpečnost pomocí přístupových práv.

Rychlá implementace a flexibilita

Váš systém Fusio rychle uvedete v život. Díky intuitivnímu systémovému editoru jej také později snadno přizpůsobíte případným změnám, které v procesech Vaší organizace mohou nastat. Počáteční náklady pomůže snížit možnost pronájmu systému.

Jak proběhne nasazení Fusio do Vaší praxe?

  1. Ozvěte se nám
  2. Fusio Vám předvedeme
  3. Společně navrhneme, jak by mohlo u Vás vypadat
  4. Uzavřeme smlouvu (Fusio můžete financovat i formou pronájmu)
  5. Dodáme Vám Fusio a pokud budete chtít, tak i naimplementujeme
  6. Fusio Vám začne v práci pomáhat
  7. Systém si můžete kdykoli sami doupravit podle aktuálních potřeb nebo Vám s tím pomůžeme my
  8. Budeme se o Vás starat pro Vaši spokojenost 🙂

Chci prezentaci Fusio

Reference

Kontakty

telefon +420 544 503 144

e-mail ants@ants.cz

adresa !NOVÁ ADRESA! ANTS spol. s r.o., Řípská 1153/20a

627 00 Brno-Slatina (areál S.P.M.B., budova I)

KS v Brně, oddíl C, vložka 44278

26902711

DIČ CZ26902711

blog navštívit ants.cz/blog

novinky odebírat newsletter

YouTube přehrát videa

Napište nám

Souhlasím s Podmínkami zpracování osobních údajů.

Tyto webové stránky používají cookies. V případě, že souhlasíte s jejich použitím, klikněte na tlačítko "Souhlasím" níže. Detaily, jak s Vašimi daty nakládáme, najdete na stránce Podmínky zpracování osobních údajů.